- Jak dobrze wypaść podczas kolacji biznesowej?
- Jak dobrze rozpocząć biznesowe rozmowy przy kolacji?
- Jakich błędów nie popełniać?
Wiele rozmów o interesach prowadzi się poza firmą a najważniejsze decyzje zapadają nie w gabinetach i biurach, lecz często w zaciszu restauracji podczas biznesowych spotkań, na przykład kolacji. Niezależnie czy biznesowa kolacja odbywa się na początku czy też na zakończenie procesu negocjacji, takie mniej formalne okoliczności pomagają zacieśniać relacje z kontrahentem. Warto wcześniej zapoznać się z obowiązującą etykietą, aby nie popełnić przysłowiowej gafy i tym samym zamknąć przed sobą drogi do podpisania intratnych kontraktów.
ORGANIZATOR BIZNESOWEJ KOLACJI
Na organizatorze biznesowej kolacji spoczywa wiele obowiązków, o których warto pomyśleć jeszcze przed złożeniem zaproszenia:
- Wybór odpowiedniej restauracji
Wybranie odpowiedniego miejsca na biznesowa kolację nie jest łatwe. Należy wziąć pod uwagę zarówno jakość podawanych potraw jak i panującą w restauracji atmosferę oraz jej styl i tak, aby nasi goście czuli się komfortowo. Unikamy pytania gościa gdzie chce się spotkać. To niepotrzebny stres, szkodzący atmosferze spotkania jeszcze przed jego rozpoczęciem, ponieważ osoba zapraszana może nie znać restauracji lub po prostu w nich nie bywać oraz nie posiada również informacji jaką kwotę planujemy przeznaczyć na kolację. W lepszym tonie będzie zadanie pytania o rodzaj kuchni, którą preferuje, a organizacją zająć się już samodzielnie lub zdecydować się na restaurację z szerokim menu. Warto wybrać się wcześniej do restauracji, sprawdzić jakość podawanych potraw, ich ceny oraz usytuowanie stolików oraz poziom hałasu, który mógłby zakłócić biznesowe rozmowy. - Rezerwacja
Idealny stolik rezerwowany na spotkanie biznesowe powinien zapewniać komfort swobodnej rozmowy oraz dyskrecję, usytuowany w cichym miejscu, zdecydowanie nie przy wejściu oraz nie na drodze do toalety ani do kuchni. Maszerujący za plecami kelnerzy lub inni goście nie sprzyjają biznesowym rozmowom. - Zaproszenie
Istotne jest jasne sformułowanie informacji kto jest stroną zapraszająca oraz jaką formę ma spotkanie, to rozstrzyga wiele kwestii na przykład faktu kto płaci za kolację, jaki strój będzie najodpowiedniejszy na spotkanie. Podstawowe informacje to (kto zaprasza (sam czy z żoną, współpracownikiem, partnerem biznesowym; kogo zaprasza (samego czy z żoną, współpracownikiem, partnerem biznesowym); forma przyjęcia (śniadanie, obiad, cocktail, kolacja), od tego zależy przewidziany czas jaki gość
powinien zarezerwować na spotkanie oraz jego strój, w którym będzie się dobrze czuł; miejsce przyjęcia (dokładny adres); data i godzina spotkania. - Punktualność
Organizator spotkania zobowiązany jest przybyć na 15 minut przed ustalonym czasem aby spokojnie sprawdzić czy wszystko jest gotowe oraz poczynić wstępne uzgodnienia z kelnerem, spytać o rodzaje proponowanych dań, pasujące do nich napoje itp. Oczekując przybycia gości warto poczekać z zamówieniem, czekając możemy sobie pozwolić na coś do picia np. wodę lub kawę. Jeśli z jakiegoś powodu organizator i gość przybywają w tym samym czasie, przodem powinno się przepuścić gościa, prosząc kelnera o wskazanie miejsca rezerwacji. - Rola doradcy
Organizator kolacji tak jak gospodarz kolacji powinieneś być w stanie doradzić partnerowi / gościowi,
w czym specjalizuje się dana restauracja i co warto spróbować. Zawsze gościowi przysługuje składanie zamówienie
jako pierwszemu. Organizator sam powinien być zdecydowany co wybierze i nie zastanawiać się zbyt długo, ani nie prosić
kelnera o opisywanie kolejnych pozycji (na takie ustalenia z kelnerem organizator miał czas przed przyjściem gości).
PUNKTUALNOŚĆ
Punktualność w biznesie to podstawa. W dzisiejszych czasach spóźnianie się i tłumaczenie korkami to oznaka braku szacunku. Spóźnienie jest niedopuszczalne w przypadku organizatora kolacji, zaś w przypadku gościa spóźnienie do 10 minut kwitujemy krótkim „Przepraszam za spóźnienie”, jednak jeśli istnieje prawdopodobieństwo, że spóźnimy się bardziej, powiadamiamy o tym stronę czekającą.
POWITANIE I MIEJSCA PRZY STOLE
Odwieczny problem kto kogo wita pierwszy często powoduje lekkie zamieszanie przy biznesowych kolacjach. Zgodnie z hierarchią podwładny wita się pierwszy mówiąc „dzień dobry” lub „dobry wieczór” zaś rękę wyciąga jako pierwszy przełożony. Przy wchodzeniu do pomieszczenia, osoba wchodząca zawsze wita się jako pierwsza bez względu na to, czy jest szefem czy podwładnym. Warto pamiętać, że w kontaktach biznesowych nie ma zależności płci i że podczas podawania ręki zawsze wstajemy. Wspólna kolacja to także odpowiedni moment aby przejść na „Ty” i tu obowiązuje taka sama zasada jak przy podawaniu ręki czyli propozycję może złożyć osoba wyższa rangą lub o wiele starsza. Kluczowy moment to ten, w którym zajmujemy odpowiednie miejsce przy stole. Na krześle siadamy w pozycji wyprostowanej, opierając się plecami i oparcie krzesła i nie przenosząc ciężaru ciała na stół. Nogi powinny być ustawione równolegle do siebie – oznacza to, że nie należy ich krzyżować ani oplatać nimi nóg. Łokcie nie mogą znajdować się na blacie stołu. Nie chowamy także dłoni pod stołem. Jeśli ręka nie jest akurat wykorzystywana do konsumpcji potraw, opieramy jej nadgarstek o krawędź stołu. Nie należy również zaczynać spożywania posiłku, zanim wszyscy uczestnicy spotkania otrzymają swoje porcje. Dopiero kiedy każdy będzie miał przed sobą pełny talerz, możemy przystąpić do degustacji.
NA POCZĄTEK TRADYCYJNY SMALL TALK
Bezpośrednio po zajęciu miejsc nie wypada przechodzić do rozmów biznesowych, dlatego do momentu zamówienia posiłku warto poruszać luźniejsze tematy. To ważne aby tak dobierać tematy by mieć pewność, że nikt nie poczuje się urażony ani wykluczony z rozmowy. Ważne jest, aby nie poruszać tematów tabu, które mogą wywołać niepożądany skutek. Zamiast miłej rozmowy i możliwości zbudowania w przyszłości głębszych relacji, może pojawić się zażenowanie, brak porozumienia, a nawet zerwanie kontaktu.
O czym rozmawiamy, o czym milczymy?:
| DOBRE TEMATY | ZŁE TEMATY |
| – zainteresowania i pasje
– pogoda – wiadomości dnia – sport (tu ostrożnie jeśli w towarzystwie są panie i istnieje ryzyko, że temat może ich nie interesować) – plany urlopowe – komplementy |
– choroby
– religia – polityka – śmierć – kwestie rasowe – mówienie źle i bez szacunku o nieobecnych (w tym o konkurencji)
|
CO Z SERWETKĄ I TRADYCYJNYM „SMACZNEGO” ?
Zgodnie z zasadami savoir-vivre gospodarz powinien rozłożyć serwetkę na kolanach zaraz po zajęciu miejsca. Nie należy wsuwać serwetki pod koszulę lub za pasek. W serwetkę, w razie potrzeby, dobrze jest wytrzeć usta lub dłonie przed sięgnięciem po kieliszek. Po zakończeniu posiłku układamy ją po prawej stronie nakrycia. Jeśli zaś w trakcie posiłku odchodzimy na chwilę od stołu, kładziemy serwetkę za swoim krześle.
Wbrew obiegowemu przekonaniu, rozpoczynanie konsumpcji od życzenia wszystkim: „smacznego!” nie jest w dobrym tonie. Sugeruje ono, że posiłek mógłby być niesmaczny. Jeśli ktoś inny to zrobi, należy grzecznie podziękować, jednak nie wypowiadajmy tego słowa jako pierwsi.
ALKOHOL TAK CZY NIE?
Jeżeli w grę wchodzi kolacja, wówczas nic nie stoi na przeszkodzie by na stole pojawiło się np. wino. Będąc na biznesowej kolacji osoba wyższa rangą decyduje o tym, czy podczas spotkania alkohol znajdzie się na stole. Również gospodarz spotkania może zaproponować gościowi alkohol, a gość może przystać na propozycję lub odmówić. Bez względu na porę dnia, należy pamiętać o umiarze, ponieważ nadal jest to spotkanie służbowe.
Toasty wznosimy przy użyciu szampana lub wina, nigdy wódki czy piwa czy wody. Jeśli jesteśmy osobą niepijącą, wznosimy do góry kieliszek z alkoholem i odstawiamy go nie pijąc. Pierwszy toast wznosi gospodarz, jednak nie wcześniej niż po zaserwowaniu przystawki.
To gość bierze na siebie odpowiedzialność zorganizowania sobie powrotnego transportu lub też noclegu jeśli zdecyduje się na spożywanie alkoholu podczas biznesowej kolacji. W żadnym przypadku nie bierze na siebie takiej odpowiedzialności gospodarz.
TAJEMNA MOWA SZTUĆCÓW
W dobrej restauracji sztućce układane są zgodnie z kolejnością podawanych posiłków. Przystępując do jedzenia, bierzemy najpierw sztućce znajdujące się najdalej od talerza, z kolei następne, trzymając się zasady – od zewnątrz do wewnątrz.
Podczas kolacji biznesowej omawiamy ważne kwestie, które wymagają pełnej dyskrecji, dlatego dbamy o to aby nie stał nad nami kelner i nie przerywał nam rozmów pytaniami o kolejne posiłki czy też możliwość zebrania talerzy. I tu również z pomocą przychodzi nam sztuka komunikacji z kelnerem poprzez odpowiednie ułożenie sztućców. Niby banał, a jednak wciąż widujemy w restauracjach niepewną minę kelnera, gdy patrzy na talerz klienta zastanawiając się, czy może go już zabrać. I jest zmuszony do rozmowy z klientem w tej kwestii.
Zatem dla przypomnienia:
- Przerwa w posiłku – skrzyżowane sztućce na talerzu tak, aby ostrze noża skierowane było do środka – oznacza „Jeszcze będę jadł”
- Koniec posiłku – sztućce ułożone na talerzu obok siebie. Trzonki powinny być zwrócone w prawo w dół (na godz. 5.00) – oznacza „Skończyłem. Proszę zabrać talerz”
- Niedopuszczalna jest sytuacja, gdy końce sztućców leżą na brzegu talerza a trzonki na stole.
MIEJSCA DLA TOREBEK I AKTÓWEK
Nie jest w dobrym tonie stawianie małych torebek na stole ani wieszanie małych i dużych torebek na oparciach krzeseł. Uniemożliwia to swobodnie przechodzenie kelnerowi oraz innym gościom. Podczas służbowej kolacji większe torebki oraz aktówki powinny stać obok naszego krzesła. Małą torebkę, kobieta kładzie na swoich kolanach a na niej układa serwetkę.
TELEFONY TAK CZY NIE?
Biznesowa kolacja nie jest dobrym momentem na rozmowy telefoniczne, odbieranie lub wysyłanie sms’ów . Przez cały czas telefony powinny być wyciszone, tak aby nasz rozmówca miał pewność, że wspólnie spędzany czas jest dla nas ważny. Takie zachowanie podkreśla szacunek do kontrahenta oraz ważność poruszanych tematów. Jeśli musimy wykonać ważny telefon, wychodzimy z sali.
NIE PODPISUJEMY DOKUMENTÓW
Dużym faux pa będzie przedstawianie jakichkolwiek dokumentów czy kontraktów do podpisywania podczas służbowej kolacji. W sytuacji jeśli ktoś nam coś podsuwa do podpisania, grzecznie informujemy, że chętnie zapoznamy się jeszcze raz z dokumentem i podpiszemy go jutro. Zbyt dużym ryzykiem jest podpisywanie czegoś czego nie mamy możliwości dokładnie przestudiować. Na tą część przeznaczamy kolejny dzień, a jego datę i godzinę możemy spokojnie ustalić podczas kolacji.
Kiedy biznesowa kolacja dobiegł końca, warto uścisnąć każdemu dłoń i podziękować gospodarzowi spotkania, a następnego dnia poświęć klika minut na napisanie krótkiego maila z podziękowaniem.
CZAS NA RACHUNEK
Istnieje niepisana zasada, że gospodarz zapraszający do stołu także reguluje rachunek, bez względu na płeć gościa oraz zostawia odpowiedni napiwek. W przypadku biznesowych spotkań po prostu nie wypada nie zostawić napiwku, który wynosi około 15 – 20 procent ceny. Osoba zapraszająca nie powinna uiszczać rachunku przy gościach. W tym celu odchodzimy od stolika i kontaktujemy się z kelnerem aby przygotował rachunek, który opłacamy przy barze lub stanowisku płatniczym w restauracji.
Mam nadzieję, że te rady przydadzą Ci się w zawodowym życiu abyś zawsze czuła się/ czuł się dobrze i pewnie na uroczystych biznesowych kolacjach.
Renata Wrona, Trenerka rozwoju osobistego i Trenerka biznesu, Akredytowana Coach ICF, właścicielka firmy PRIME IMAGE Renata Wrona, Wykładowca akademicki, Nuczycielka Mindfulness, Autorka książek z zakresu sukcesu, rozwoju i relacji w życiu kobiety: „Szczęśliwa kobieta – rozwój, kariera, miłość”, “Marka kobiety w biznesie. Etykieta i wizerunek” oraz wielu artykułów z zakresu etykiety w biznesie, budowania marki, komunikacji interpersonalnej i samorozwoju. (www.renatawrona.pl)
