Zasady savoir vivre podczas spotkań biznesowych

Home / Biznes / Zasady savoir vivre podczas spotkań biznesowych

Zasady savoir vivre podczas spotkań biznesowych

  • Jak zadbać o savoir vivre biznesowy i zwiększyć sprzedaż?
  • Jak przygotować się do spotkania biznesowego i jak je dobrze rozpocząć?
  • Jakich błędów nie popełniać podczas spotkania sprzedażowego?

Jedni są w stanie sprzedać każdy towar i dopiąć z sukcesem prawie każdy kontrakt, innym zaś zajmuje to więcej czasu, a efekt nie zawsze jest zadawalający? W czasach, gdy produkty i usługi różnych firm mają zbliżone parametry, a cena przestaje grać główną rolę, to właśnie osobisty kontakt przedstawicieli z klientami nabiera szczególnego znaczenia. Jak więc przeprowadzić spotkanie w sposób, który już na starcie zwiększa możliwości na osiągnięcie określonych celów? Szanse na sukces wzrastają wraz z naszą znajomością zasad savoir vivre spotkań biznesowych.

Jörn M. Kreke, były prezes zarządu holdingu Douglas powiedział Uprzejmość jest najlepszym argumentem w sprzedaży.” 

I. Punktualność – Spóźnienie się na umówione spotkanie od razy dyskwalifikuje nas w oczach osoby, która na nas czeka i jest objawem braku szacunku do rozmówcy. Już na wstępie, spóźnieniem psujemy możliwość nawiązania dobrej relacji, ponieważ osoba czekająca automatycznie robi się poirytowana. Spóźnienie może spowodować, że nasze spotkanie przebiegnie w nerwowej atmosferze ponieważ:

  • Kontrahent może uznać, że nie jesteśmy wiarygodni jako partner biznesowy.
  • Kontrahent może spieszyć się na kolejne spotkanie co spowoduje utratę czasu na dobre zamknięcie spotkania i dopięcie transakcji.
  • Pogarszamy swoją szansę na zrobienie tak zwanego dobrego wrażenia, gdy wpadamy zdyszani na spotkanie.

Jednak przybycie na umówione spotkanie dużo za wcześnie również nie świadczy o nas dobrze. Możemy spowodować, że osoba z którą się umówiliśmy nie jest jeszcze gotowa na spotkanie z nami i odczuwa presję czasu, co może niekorzystnie wpłynąć na jej stosunek do nas. Warto zadbać o przybycie na spotkanie we właściwym czasie, uwzględniając ewentualne korki i w razie potrzeby poczekać. Jeśli jednak, podejrzewamy spóźnienie, zgodnie z zasadami savoir vivre dzwonimy i informujmy o spóźnieniu. W żadnym wypadku nie należy o spóźnieniu informować przez sms. Jeśli wchodzimy na spotkanie spóźnieni, krótko przepraszamy, bez tłumaczenia przyczyny spóźnienia i przystępujemy do spokojnej rozmowy. Spóźnienie bowiem nie zwalnia nas z kurtuazyjnego „small talk„ w pierwszych słowach. Kurtuazyjna rozmowa, pozwoli nam uspokoić emocje po spóźnieniu, ale także da nam możliwość delikatnego „sondowania” naszego rozmówcy, poznania jego sposobu komunikacji i znalezienia nici porozumienia.

II. Siła słów i mowa ciała – W biznesie najważniejsza jest wiarygodność. Warto pamiętać, że trzymanie się zasad dotyczących ubioru oraz komunikacji, zarówno tej werbalnej jak i niewerbalnej, mogą mieć niebagatelny wpływ na wynik biznesowych spotkań. Sztuka operowania słowem, dbałość o ładną polszczyznę, unikanie obcojęzycznych zwrotów i sloganów, przyjemny ton głosu oraz uprzejmość to istotne elementy biznesowego savoir vivre. Uprzejmy uśmiech i stonowane zachowanie są równie ważnymi elementami jak mowa ciała. Postawa, sposób poruszania się, siedzenia i zaplatania rąk może pokazać, czy rozmówca jest osobą pewną swojej wartości, niepewną czy arogancką. Przekaz niewerbalny jest niezwykle istotny, ponieważ obserwator odbiera go, zanim jeszcze zacznie się rozmowa.

Postawa otwarta, która sprzyja postrzeganiu partnera biznesowego jako pewnego siebie i wiarygodnego :

  • Lekko uniesiona głowa, uśmiech i spojrzenie w oczy,
  • wyprostowana lecz swobodna postawa ciała i rozluźnione ramiona,
  • swobodna ale nie nadmierna gestykulacja.

III. Uścisk dłoni – Kolejnym czynnikiem, poza mową ciała, który ma wpływ na przebieg spotkania, jest sposób, w jaki podajemy dłoń na powitanie. Podanie dłoni odzwierciedla naszą osobowość i nasze intencje, a także daje nam wiele cennych wskazówek na temat intencji partnera rozmowy. Tu zasady savoir vivre są nieustępliwe i bardzo dokładnie określają hierarchię podawania dłoni. Zgodnie z zasadami biznesu pierwszeństwo mają: przełożony przed podwładnym, Klient przed handlowcem.Warto pamiętać, że w biznesie nie liczy się płeć lecz zajmowane stanowisko.

Reasumując: handlowiec spotykając się z osobą na wyższym stanowisku np. z prezesem lub szefem sprzedaży ma obowiązek przywitania się jako pierwszy, ale z podaniem ręki czeka, aż taki gest wykona osoba o wyższym stanowisku. Jeśli jednak ten nie wyciągnie ręki na powitanie, należy to uszanować i przejść do rozmów, bez podania dłoni. Taka sama zasada obowiązuje gdy spotykamy się z Klientem, wtedy to Klient jest „szefem” i czekamy, aż on poda nam dłoń na powitanie.

Jak podać poprawnie dłoń?

TAK NIE
Dłoń powinna być sucha i ciepła Dłoń spocona i zmarznięta
Uścisk powinien być energiczny i pewny, zdecydowany, ale nie za mocny. Podanie dłoni na tzw. śnięta rybę. Brak kontaktu      wzrokowego.
Zawsze z uśmiechem i spojrzeniem w oczy. Nie należy podawać dłoni w rękawiczce ani podawać ręki przez stół.
Palce (poza kciukiem, który ma być podniesiony) powinny być złączone.  Całowanie ręki w warunkach biznesowych jest gestem dyskryminującym.
Warto pamiętać o różnicach kulturowych. Należy zawsze sprawdzić jakie zwyczaje związane z podawaniem dłoni panują w krajach, z którego przedstawicielem planujemy się spotkać. Niepodanie dłoni osobie, która wykonała gest powitania, świadczy o wzgardzie.

Warto pamiętać, że różnice w podawaniu dłoni w danych krajach są znaczące, na przykład w Nigerii, Arabii Saudyjskiej czy Finlandii nie podaje się dłoni na powitanie. W Japonii i Chinach osoby kłaniają się sobie – im ważniejsza jest osoba, którą się wita, tym niższy staje się ukłon. Ortodoksyjni Żydzi i Hindusi nie podają ręki kobiecie.

Co mówi nam o rozmówcy sposób w jaki podaje dłoń:

  • Zdecydowany uścisk dłoni charakteryzuje osobę twardo stąpającą po ziemi, pewną siebie, której można zaufać.
  • Bardzo delikatnie podanie dłoni charakteryzuje osobę niepewną siebie.
  • Zbyt mocny uścisk dłoni charakteryzuje osobę władczą.
  • Dłoń podana wierzchem do góry oznacza próbę dominacji a wewnętrzną stroną ku górze oznacza podległość, a nie partnerstwo.

IV. Wizytówki – Wymiana wizytówek jest istotnym elementem w biznesowych spotkaniach i tu także obowiązują zasady savoir vivre. O fakcie i momencie wymiany kontaktów, zdecyduje osoba o wyższej randze. Teoretycznie wizytówki powinny być wręczane na końcu spotkania, jednak wyjątek od tej reguły stanowią spotkania biznesowe. Gdy widzimy osobę po raz pierwszy i przystępujemy do rozmowy biznesowej, powinniśmy wręczyć wizytówkę na początku. W takiej sytuacji wskazane jest rozdanie biletów wizytowych wszystkim obecnym osobom.Otrzymaną wizytówkę, należy uważnie przeczytać. W ten sposób okazujemy drugiej stronie szacunek. Następnie chowamy ją do portfela lub w przypadku większego spotkania, układamy wizytówki przed sobą w kolejności, w której siedzą partnerzy spotkania. Swoją wizytówkę podajemy w taki sposób, aby można było ją od razu przeczytać.

V. Uprzejmość – Uprzejmość bywa niezauważalna, jednak jej brak jest rażący.Etykieta i uprzejmość odgrywają w relacjach biznesowych ważną rolę ponieważ wpływają na lojalność dotychczasowych oraz wzrost liczby nowych klientów często bardziej niż faktyczna jakość sprzedawanych towarów lub usług. Klient najpierw kupuje człowieka a dopiero potem jego produkt. Nawet najcięższe negocjacje nie zwalniają nas od szacunku i uprzejmości wobec partnerów biznesowych.

  • Witając klienta lub kontrahenta zawsze należy wstać oraz zapiąć marynarkę lub żakiet.
  • Podczas rozmowy sprzedażowej warto podkreślać indywidualny stosunek do potrzeb rozmówcy, wyrażać gotowość do współpracy.
  • W trakcie rozmowy nie szczędzimy zwrotów świadczących o uprzejmości.
  • Stosując zasady „small talk” dyskutujemy wyłącznie o sprawach, które wywołują pozytywne skojarzenia.

VI. Telefon.Często popełnianym błędem, który może zaważyć na wyniku spotkania biznesowego jest niewyłączenie telefonu. Podczas spotkania biznesowego, należy poświęć cały czas i uwagę osobie, z którą się rozmawia. Reagowanie na dzwonek i sprawdzanie telefonu co chwilę, jest oznaką braku szacunku. Utracony w tego powodu kontakt z rozmówcą, może negatywnie rzutować na wyniki negocjacji.

VII. Miejsce przy stole Także zajęcie określonego miejsca przy stole jest niezwykle ważne i może zdecydować o wyniku spotkania sprzedażowego. Pozycja narożna oraz pozycja po jednej stronie stołu wraz z rozmówcą daje nam możliwość przyjacielskiej konwersacji zaś pozycja naprzeciw czyli po przeciwnych stronach stołu, automatycznie stawia nas w pozycji współzawodnictwa i stwarza barierę.

VIII. Upominki –Kłopotliwą kwestią może także być wręczenie komuś prezentu. Warto pamiętać, że dopuszczalne są jedynie drobne, niezobowiązujące upominki. Zbyt drogi prezent, może być dwuznacznie odebrany i wprowadzić niezręczną atmosferę.

Życzę Ci samych udanych biznesowych rozmów.

Renata Wrona

Zapraszamy do kontaktu

Jeśli jesteś zainteresowany/a nawiązaniem współpracy zapraszamy do wypełnienia formularza.

Not readable? Change text. captcha txt