Telefoniczne savoir – vivre

Home / Biznes / Telefoniczne savoir – vivre

Telefoniczne savoir – vivre

Biznesowe rozmowy telefoniczne również rządzą się swoimi prawami, po których łatwo możemy poznać czy nasz rozmówca zna zasady biznesowego savoir-vivre.

Biznesowymi rozmowami telefonicznymi rządzą ściśle określone zasady savoir-vivre’u. Mimo, że nie widzimy rozmówcy, bardzo łatwo jest popełnić błąd, który może osłabić nasz wizerunek profesjonalisty.Telefon komórkowy dziś już nie jest gadżetem ułatwiającym życie lecz stał się niezbędnym narzędziem pracy każdego menedżera, który wykonuje dziesiątki służbowych rozmów każdego dnia. Telefon skraca odległości, oszczędza czas, pozwala na szybkie i sprawne odbycie telekonferencji bez względu na miejsce , w którym znajdują się nasi biznesowi partnerzy. Biznesowymi rozmowami telefonicznymi rządzą ściśle określone zasady savoir-vivre’u. Mimo, że nie widzimy rozmówcy, bardzo łatwo jest popełnić błąd, który może osłabić nasz wizerunek profesjonalisty. 

POWITANIE  I ROZPOCZĘCIE ROZMOWY

  • Odbierając telefon nie używamy formy „halo!” lecz „Słucham”.
  • Nie zależnie od tego czy jesteśmy osobą dzwoniącą, czy też odbieramy telefon, przedstawiamy się tuż po odebraniu telefonu. Jeśli nie możemy swobodnie rozmawiać a nie jesteśmy akurat na spotkaniu, możemy odebrać telefon, przeprosić i poinformować, że oddzwonimy w określonym czasie.
  • Standardowo nie dzwonimy przed godziną 9.00 i po godzinie 18.00, chyba, że nasz rozmówca wcześniej ustalił z nami inną godzinę na rozmowę.
  • Na wstępie informujemy rozmówcę czego ma dotyczyć rozmowa, ile czasu mu zajmiemy i pytamy czy w tej chwili nasz rozmówca może poświęcić nam czas. Jeśli nie, umawiamy się na rozmowę o konkretnej godzinie.  Takie zachowanie pokazuje nasz szacunek do rozmówcy. Zapewniamy sobie jednocześnie, że nasz biznesowy partner będzie mógł swobodnie z nami rozmawiać i przygotować się wcześniej do rozmowy.
  • Dbając zarówno o dyskrecję jak i o komfort nasz i naszego rozmówcy, unikajmy rozmów biznesowych w zatłoczonej kawiarni, metrze, tramwaju i taksówce. Samochód czy sklep nie są odpowiednimi miejscami do prowadzenia biznesowych ustaleń. To co dzieje się wokół rozprasza uwagę. Słyszane w tle głośne rozmowy innych osób nie dają komfortu rozmowy i pokazują nasz brak szacunku dla rozmówcy, ponieważ oczywiste jest, że nie jesteś w stanie dać swojemu rozmówcy 100% uważności. W takim przypadku gdy jesteśmy zaskoczeni telefonem, najlepiej ustalić inny termin na spokojną rozmowę.
  • Jeśli będąc w samochodzie odbierzemy telefon na zestawie głośnomówiącym, w pierwszych słowach rozmowy informujemy o tym fakcie naszego rozmówcę, zwłaszcza, gdy w samochodzie są inni pasażerowie.
  • Według savoir-vivre, wiadomość nagrana na poczcie głosowej również wymaga precyzji i dbałości. Podstawą jest wyraźne podanie imienia i nazwiska oraz instrukcji postępowania. Jeśli telefon służy nam zarówno jako telefon do kontaktów służbowych i prywatnych, nagranie powinno być utworzone z myślą o tych pierwszych.
  • Polecane przez operatorów melodie na czas oczekiwania na rozmowę również warto wyłączyć ponieważ świadczą o braku nie profesjonalizmu i mogą być uciążliwe dla dzwoniącego.
  • Podobna zasada dotyczy samego dźwięku dzwonka. Najkorzystniej wypada neutralny dźwięk, o natężeniu które będzie słyszalne dla właściciela lecz nie będzie przeszkadzało wszystkim wkoło.
  • Podczas zostawiania wiadomości na poczcie głosowej, zdecydowanie zwalniamy mowę, wyraźnie podajemy imię i nazwisko, adres email albo numer telefonu, pamiętając o pauzach pozwalających zapisać osobie odsłuchującej te informacje.
  • W sytuacji gdy nie możemy odebrać telefonu, oddzwaniamy najszybciej jak to możliwe. Najlepiej tego samego lub następnego dnia. Jeśli zaś nasz partner oddzwania, pamiętamy by podziękować za telefon. Takie zachowanie świadczy o profesjonalnym podejściu do kontaktów biznesowych.
  • Dzwoniąc do kogoś kilkakrotnie, możemy wywrzeć wrażenie zdesperowanych co nie tworzy profesjonalnego wizerunku. Dzwonimy tylko raz i czekamy maksymalnie do sześciu sygnałów.W sytuacji gdy telefon dotyczy pilnej sprawy, a abonent nie odbiera, możemy zostawić wiadomość na poczcie głosowej lub wysłać SMS prośbą o oddzwonienie.
  • W innych przypadkach kontaktujemy się z partnerami biznesowymi poprzez SMS tylko wówczas, jeśli ustaliliśmy z nimi, że akceptują taką formę komunikacji.
  • Także kwestie poufne lepiej jest omawiać osobiście niż przez telefon.

JAK PROWADZIĆ ROZMOWĘ BIZNESOWĄ

Rozmowa telefoniczna w biznesie nie przypomina towarzyskiej pogawędki. Kieruje się określonymi zasadami pozwalającymi uzyskać uwagę i respekt rozmówcy:

  • W hierarchii biznesowej klient jest zawsze wyżej.
  • Szanując czas naszego rozmówcy, starannie przygotowujemy się do rozmowy i staramy się prowadzić ją konkretnie i zwięźle. Jeśli jest to już kolejna nasza rozmowa biznesowa warto rozpocząć od krótkiej small talk a następnie przejść do konkretów.
  • W złym tonie jest przerywać rozmówcy. Nawet jeśli jego wywód jest według nas zbyt długi, wysłuchajmy całej wypowiedzi i wyraźmy opinię dopiero, gdy przyjdzie nasza kolej.
  • Jeśli to ktoś dzwoni do nas warto zapamiętać imię i nazwisko osoby dzwoniącej orazwarto mieć pod ręką coś do pisania aby od razu robić notatki z najważniejszymi ustaleniami. Zapisując niektóre informacje i stosując parafrazy zwiększamy szansę na obopólne zrozumienie i szansę na pozytywny wynik rozmowy.
  • Nasza pamięć jest zawodna, a niedopełnienie ustaleń, które obiecaliśmy podczas biznesowej rozmowy i tłumaczenie się, że ta kwestia umknęła naszej pamięci, świadczy o tym, że nie jesteśmy wiarygodnym partnerem.
  • Jeśli w trakcie rozmowy, musimy poinformować kogoś obok z kim rozmawiamy, nigdy nie zasłaniamy słuchawki ręką lecz używamy formy pisemnej, aby zapisać nazwisko naszego rozmówcy i przesunąć kartkę do osoby z boku. Obecne głośniki są bardzo czułe i rozmówca usłyszy, to co powiemy mimo zakrywania mikrofonu.
  • Rozmowę zawsze kończy ten kto dzwonił. Jeżeli rozmowa zostanie przerwana, dzwoni ten kto ją inicjował. Taka zasada zabezpiecza nas przed dzwonieniem do siebie nawzajem.

 

Zapraszamy do kontaktu

Jeśli jesteś zainteresowany/a nawiązaniem współpracy zapraszamy do wypełnienia formularza.

Not readable? Change text. captcha txt