Etykieta w biznesie

Savoir-vivre stał się jednym z najważniejszych wyznaczników profesjonalizmu firmy.

Etykieta w biznesie to nie tylko zasady, które podpowiadają jak z klasą prowadzić rozmowy biznesowe i zachować się podczas ważnych spotkań. To również kwestia kultury języka, stroju, zachowania przy stole. Savoir-vivre stał się jednym z najważniejszych wyznaczników profesjonalizmu firmy. Umiejętność właściwego zachowania się w każdej sytuacji stała się koniecznością a znajomość zasad międzynarodowej etykiety ułatwia odnalezienie się w każdej, nawet najtrudniejszej sytuacji. Przestrzegając etykiety uczymy się także szacunku i ustępliwości, szukania kompromisów.

Znajomość zasad etykiety to świetny sposób na to, by profesjonalnie reprezentować siebie, również podczas tych mniej oficjalnych okazji. Ci, którzy je znają wiedzą doskonale, że postawienie na dobre maniery jest jedną z najlepszych inwestycji.

I choć stare przysłowie mówi, że „nie szata zdobi człowieka” to jednak bardzo ważny jest nasz wygląd i ubiór. To jak zaprezentujesz siebie wpływa na wizerunek firmy. Pierwsze wrażenie często jest kluczowe w zdobyciu sympatii kontrahenta. Korzystne pierwsze wrażenie i ogólny odbiór naszej osoby w czasie pierwszego spotkania biznesowego, mogą zaważyć na tym, czy dany Klient zdecyduje się podjąć z nami współpracę, a jak dowodzą badania, nasz wygląd i prezentowany przez nas poziom kultury osobistej, w znacznej mierze wpływa na to, w jaki sposób odbierają nas inni. Swój profesjonalizm możemy podkreślić strojem i zachowaniami niewerbalnymi takimi jak nasza postawą, uśmiech, kontakt wzrokowy, gesty oraz ton głosu, dzięki któremu wzmacniamy siłę wypowiadanych przez słów.

Główne zasady biznesowego savoir vivre:

1. Przedstaw się –  Oprócz imienia i nazwiska podaj również pełnione przez Ciebie stanowisko i nazwę firmy, którą reprezentujesz. Zawsze powinien być przedstawiany ktoś na niższym stanowisku komuś z wyższą rangą. Nowego pracownika w firmie, przedstawia szef.
2. Przestrzegaj biznesowej hierarchii – W biznesowej hierarchii nie ma zasad płci czy starszeństwa. Pierwszeństwo mają osoby zajmujące wyższe stanowiska. Hierarchia pierwszeństwa dotyczy witania się, przedstawiania, siadania, rozpoczynania rozmowy. Pierwszy kłania się ten, kto zajmuje niższe stanowisko, natomiast dłoń podaje ten, kto jest na wyższym stanowisku. Podczas spotkania z Klientem to on wyżej w hierarchii w związku z czym to ty witasz się pierwszy, ale to Klient pierwszy wyciąga do Ciebie rękę. Nowego pracownika w firmie zawsze przedstawia szef, podając jego pełne imię i nazwisko.
   Nieco inne zasady obowiązują jednak, jeśli pomiędzy pracownikami nie występuje bezpośrednia zależność służbowa. Wówczas zasady prawidłowego zachowania się powinny być dostosowane do wieku i płci kontaktujących się osób. W przypadku gdy spotyka się dyrektor z dyrektorem lub osoby na podobnym stanowisku wracamy do ogólnie obowiązujących zasad precedencji towarzyskiej. Czyli kobieta podaje rękę mężczyźnie, a starszy – osobie młodszej.
3. Podaj rękę – Podanie ręki jest jednym z ważniejszych elementów powitania (tymczasowo, z przyczyn pandemii, rezygnujemy z tego gestu). Nie należy więc robić tego od niechcenia czy dotykając dłoni innej osoby jedynie końcówkami palców. Do uścisku dłoni warto dodać jeszcze uśmiech, spojrzenie w oczy i miłe słowa. Niewskazane jest rozglądanie się na boki. Podawanie ręki nad stołem jest oznaką nieznajomości dobrych manier. Jeśli siedzimy za stołem czy biurkiem, a ktoś chce nas przywitać uściskiem dłoni, koniecznie powinniśmy zza niego wyjść. Warto również pamiętać o tym, że gdy osoba, która powinna zainicjować podanie ręki tego nie robi, nie należy wychylać się przed szereg.
4. Schowaj telefon – Telefony komórkowe na stałe wkradły się do naszej biznesowej codzienności i niestety często są powodem nieeleganckiego zachowania. Warto pamiętać o kilku podstawowych zasadach. Ściszanie i kładzenie telefonu na stole nie jest mile widziane. Jeśli już musisz skorzystać z telefonu, rób to tak aby nikomu nie przeszkadzać.
   Nie kładź telefonu na stole także w czasie lunchu w restauracji lub spotkania z klientem i nie odbieraj rozmów w czasie jakichkolwiek spotkań. Nerwowe, ukradkowe spojrzenia na telefon również mogą być odebrane jako oznaka braku szacunku, dlatego postaraj się załatwić wszystkie pilne sprawy przed spotkaniem. Jeśli czekasz na naprawdę ważny telefon, który będziesz musiał odebrać, uprzedź o tym uczestników spotkania przed jego rozpoczęciem. Głośny dzwonek może przeszkadzać Twoim współpracownikom. Nie zmuszaj innych by wysłuchiwali Twojego muzycznego dzwonka, kiedy Ty poszedłeś po kawę, czy na spotkanie. Najlepiej wycisz dzwonek. Rozmowy telefoniczne – zarówno te służbowe jak i prywatne prowadź tak, aby nie przeszkadzać współpracownikom. Jeśli  odbierasz służbowy telefon, zawsze przedstawiaj się z imienia i nazwiska oraz podać firmę, w której pracujesz, kiedy odbierasz połączenie. Mów spokojnie i wyraźnie, pamiętaj, że Twój rozmówca nie widzi mowy ciała i może błędnie odbierać pewne informacje. Jeśli temat rozmowy jest trudny lub atmosfera napięta, upewnij się czy rozmówca dobrze Cię zrozumiał. 

5. Bądź punktualny– Brak punktualności oznacza brak szacunku. Punktualne przybycie na spotkanie nie oznacza tylko, że umiesz posługiwać się zegarkiem. Oznacza to wiele więcej.
   To znak, że szanujesz czas osoby, z którą się spotykasz i bierzesz pod uwagę, że poza spotkaniem z Tobą może mieć jeszcze tego dnia inne plany i spotkania. I powiedzmy sobie szczerze, korki na ulicy nie są żadnym usprawiedliwieniem. Dlatego jeśli nie chcesz zepsuć swojej reputacji, zanim nawet będziesz miał szansę się przedstawić, dopilnuj, byś dotarł na spotkanie punktualnie, nawet jeśli miałoby to oznaczać pół godziny oczekiwania. Jeżeli wydarzy się coś nieprzewidzianego i nagle okaże się, że nie uda Ci się dotrzeć na miejsce o czasie, uprzedź o tym osobę, z którą się umówiłeś osobiście w rozmowie telefonicznej, nigdy przez wiadomość SMS.
   Do pracy również należy przychodzić o czasie. Perfekcyjna organizacja czasu pracy świadczy również o Twojej motywacji, stosunku do pracodawcy i efektywności.
6. Nie szata zdobi człowieka, ale… – Pierwsze wrażenie można zrobić tylko raz. A dopóki nie udowodnisz kim jesteś, jesteś tym, na kogo wyglądasz. Pamiętaj o tym, kiedy wybierasz strój do pracy. Twój ubiór świadczy o Twojej kulturze osobistej i w skrajnych sytuacjach może nawet zaważyć na Twoim awansie lub jego braku. Strój to niewerbalny sposób komunikowania tego, kim jesteś. Niech Twój pracodawca, widzi, że już wyglądasz tak jak powinien wyglądać ktoś na stanowisku wyżej. Brak dbałości o wygląd postrzegany jest także jako brak profesjonalizmu i brak szacunku do rozmówcy.
7. Przechodzenie na Ty – W pracy chęć tą inicjuje osoba zajmująca wyższe stanowisko. Dopuszczalne jest odmówienie przejścia na „Ty” w sytuacji, gdy czujemy, że zwracanie się do tej osoby po imieniu będzie dla nas krępujące. Należy to zrobić w odpowiedni, uprzejmy sposób, aby osoba nie poczuła się urażona.

8. Bądź dyskretny – Ogólne zasady dyskrecji dotyczą również tego jak i co mówisz o firmie, w której pracujesz. Rozmawiając o firmie w przestrzeni publicznej (w restauracji, w windzie, na spotkaniu) staraj się nie używać nazwisk. Unikaj wygłaszania negatywnych opinii na temat firmy, współpracowników czy kontrahentów. Pamiętaj także o niekrytykowaniu publicznym swojej konkurencji. Możesz wskazać merytoryczne różnice, czy też porównać Wasze produkty, czyli odnosić się do faktów, ale nadal z zachowaniem szacunku do konkurencji.

9. Nie mów nikomu, co słychać w domu – Sprawy prywatne zostawiaj za drzwiami swojego domu. Nie załatwiaj ich podczas pracy, skup się na bieżących zadaniach. Nie jest w dobrym, biznesowym tonie opowiadanie o kolejnych chorobach Twojego psa, problemach z prezentem dla teściowej czy kłótni z mężem. W pracy rozmawiaj o pracy, a to, co robisz później, zostaw dla siebie. W ten sposób zbudujesz swój profesjonalny wizerunek, wizerunek osoby dyskretnej i odpowiedzialnej, osoby, której można powierzyć ważne lub poufne informacje.

Dobre maniery, stosowny wygląd i gesty to coś więcej niż puste konwenanse. Przestrzeganie powyższych zasad, najwyższa kultura osobista i dbałość o dobre maniery w pracy, z pewnością ułatwią Ci wchodzenie po szczeblach kariery. Uśmiechem i uprzejmością otworzysz bowiem wiele drzwi, które dla ignorantów etykiety biznesowej mogą na zawsze pozostać zamknięte.

Renata Wrona